Den 25. maj 2018 blev EU’s databeskyttelsesforordning sat i kraft, hvori foreningen skal synliggøre håndteringen af personoplysninger i foreningens regi. Reglerne gælder også for en forening som Valby Gymnastik og Idrætsforening. I dag og fremover indhenter foreningen af administrative hensyn følgende oplysninger fra medlemmerne: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse samt fødselsdato. Medlemsdata opbevares hos kasseren på et sikret EDB-medie i form af et USB-stik. Medlemsdata gennemgås en gang om året pr. den 1. februar, og ikke betalende medlemmers data slettes af fortegnelsen. Udmeldelser i årets løb slettes ved udmeldelsen.